NORMALISATION NEWS n° 10 – Avril 2014

Bulletin d’information à l’attention des membres de l’IAS (Institut International  de l’Audit Social), de l’Académie de l’Ethique et de l’AGRH (Association Francophone de Gestion des Ressources Humaines)

Sommaire 

Trois sujets sont traités dans ce numéro 10 :
-    l’élaboration des projets de normes au sein du comité technique ISO TC 260, comité dédié aux normes relatives aux ressources humaines, 
-    les travaux normatifs relatifs au projet de norme ISO 37 001 sur l’anti-corruption, au sein de l’ISO/ PC 278 (comme Programming Committee), 
-    les travaux normatifs relatifs au projet de norme ISO 19 600 sur la compliance, au sein de l’ISO/PC 271.  


Les travaux de normalisation dans le domaine de la GRH
  

Six instances sont actuellement actives au niveau du comité technique ISO TC 260. 


TG4 : Sustainable employability (traduit en français par « gestion par l’employabilité durable des employés » !)

Les travaux sont animés (présidence et secrétariat) par les Pays-Bas. 

Un premier texte a été refusé, les experts sont dans l’attente d’un nouveau document. 

Le document final devrait avoir le statut de rapport technique (TR comme Technical Report), sa codification sera ISO/TR 18 155.

Sa date de publication prévisionnelle reste fixée pour septembre 2015.


WG1 : Terminologie

Groupe animé (présidence et secrétariat) par les Pays-Bas.

Le processus d’élaboration du projet de norme a été bien plus rapide que la mise en place de la structure de travail sur la base du NWIP (comme new work item proposal) et le vote pour la création du WG1 (comme Working Group n°1), vote en cours pour fin avril 2014.

Rappelons que le statut retenu pour cette norme de terminologie (non numérotée pour l’instant) est celui de norme internationale (norme ISO). 

Dés la création prochaine du WG1, le document aura probablement atteint le stade et sera reconnu comme un WD (comme Working Draft). 

A ce jour les plus de 800 définitions identifiées sont réparties dans les 30 thèmes (un thème général et 29 thèmes spécifiques) suivant le sommaire ci-dessous : 

4            General terminology (applicable to more than one HR category)

5    HR categories (types or aspects of HR)
5.1    Career planning
5.2    Communication
5.3    Community relations
5.4    Compensation and benefits
5.4.1    Compensation
5.4.2    Benefits
5.5    Equity: see Compensation
5.6    Compliance
5.7    Diversity and inclusion
5.8    Employment branding
5.9    Health, wellness and environment (e.g., psycho-social risks) 
5.10    Labour relations
5.11    Leadership
5.12    Measurement (metrics and analytics) and reporting
5.13    Mergers, acquisitions and integration, and liquidation processes
5.14    Organizational development
5.15    Policy development and implementation
5.16    Recruitment
5.17    Retention
5.18    Retirement
5.19    Security
5.20    Safety
5.21    Strategy
5.22    Succession planning
5.23    Technology (including HR information systems) 
5.24    Internet or intranet site that provides access to an organization’s database of information and resources regarding learning and training
5.25    Training and development
5.26    Internet or intranet site that provides access to an organization’s database of information and resources regarding learning and training
5.27    Workforce mobility
5.28    Workforce planning
5.29    Miscellaneous and Other 

Sa publication est prévue pour janvier 2016.


 WG2 : Coût du recrutement (Cost-per-hire)                                                                                               

Groupe animé (présidence et secrétariat) par les USA.

Le sommaire du document déjà baptisé ISO TS 18588 (TS comme technical specification) reprend  le sommaire de la norme US ANSI SHRM 6001 : 2012 – Cost per hire. 

Le sommaire de la version actuelle de la norme (au stade WD.2 soit la seconde version du Working Draft) est le suivant : 

Foreword 

Introduction 

1 - Scope
Summary
Purpose 

2 - Normative references 

3 - Elements of Cost-per-Hire
Assembly of the Cost-per-Hire Metric
Display of the Cost-per-Hire Metric
Documentation of the Cost-per-Hire Metric 

4 - Known uses of the metric

5 – Definition : Cost-per-Hire, Internal (CPHI) 
Formula definition
Definition of cost data in scope (the numerator) 
Total number of hires in a time period (the denominator) 
5.1.1 Defining which types of hires to include in CPHI 

6 - Definition: Cost-per-Hire, comparable (CPHC) 
Formula Definition
Definitions of cost data in scope (the numerator) 
Out-of-scope data
Total number of hires in a time period (the denominator) 
6.1.1 Defining which types of hires to include in CPHC 

7 - Hire cost ratio (HCR) 
Description
Formula definition
Definition of cost data in scope (the numerator) 
Out-of-scope cost data
Total first-year compensation of hires (the denominator) 
7.1.1 Defining which types of hires to include in HCR
7.1.2 Defining Total Compensation 

8 - Assembling a cost-per-hire metric
Data collection methodology requirements
8.1.1 Representative data set
8.1.2 Periodic audits of processes
Date ranges
Using data segmentation in cost-per-hire
8.1.3 Data segmentation definition
8.1.4 Adding segmentation data to cost-per-hire calculations
8.1.5 CPH formula when data segmentation is used
8.1.6 Assembling a segmented cost-per-hire metric
8.1.7 Visual display of segmented cost-per-hire metric
8.1.8 Special case segmentation : Compulsory and Post Compulsory Hires 

9 - Visual display of cost-per-hire results
Declaration of adoption
Recommended display format
Visual display of cost-per-hire results when segmenting data 

Bibliography 

Sa date de publication prévisionnelle est fixée à janvier 2016.


WG3 : Gouvernance humaine (Human governance)

Ce groupe de travail est animé (présidence et secrétariat) par la France
Président : Izy Béhar de l’ANDRH et secrétaire : Fatma Bensalem d’Afnor

Le titre provisoire de ce document, codifié ISO 18 824,  reste, pour l’instant : Gouvernance humaine – La dimension humaine partie importante de la stratégie des organismes – Lignes directrices. 

Son statut reste à valider (réunion internationale à Paris en mai 2014). 

Le sommaire actuel de ce document, qui est en cours de réécriture (cf. prochaines réunion de mai 2014 à Paris) est le suivant : 

Introduction             
                
1- Scope  
        
2- Normative reference  
              
3- Terms and definitions
            
4- Human Governance process
4.1- General               
4.1.1 – Corporate Governance/ Human Governance                           
4.1.2 – The Human Governance process / system                   
4.2 – Human Governance                                   
4.3 – PLAN : planning    
4.3.1 – Requirements and needs        
4.3.2 – Risks assessment                                      
4.3.3 – Objectives
4.3.4 – Allocation of resources      
4.3.5 – Communication plan   
       4.4 – DO : Implementing
       4.4.1 – Role, responsibilities, commitment, accountability                
       4.4.2 – CHRO’s role and responsibilities        
       4.4.3 – Utilization of allocated resources
       4.4.4 – Structure and decision making process                         
       4.4.5 – Raising awareness and motivating stakeholders        
       4.4.6 – Communication                    
       4.5 – CHECK : monitoring and analyzing                 
       4.5.1 – Performance criteria                 
       4.5.2 – Measurement and indicators              
       4.5.3 – Reporting
       4.5.4 – Auditing                  
       4.6 – ACT : responding and adjusting to significant deviations
       4.7 – Human Governance annual review      

        5- Annexes       

Sa date prévisionnelle de publication (dont le statut normatif reste encore à valider) est fixée pour août 2016. 


WG4 : Planification des effectifs  (Workforce planning)

Le groupe de travail est animé (présidence et secrétariat) par l’Australie. 

La 1ere réunion s’est tenue le 28 mars 2014 ; 5 pays : US, Australie, Suède, France,
Italie et 9 participants contribuent au développement de cette norme. 

L’Australie qui anime les travaux se fonde sur ses propres travaux normatifs (le texte n’est pas encore disponible). Il est à noter que le sujet a été initié par les USA.

Le document à venir a été codifié ISO 19 255. 

Sa date de publication prévisionnelle a été fixée pour mai 2016.


WG5 : Recrutement (Recruitment)

Le groupe de travail (présidence et secrétariat) est animé par les USA.

Le groupe de travail est très actif puisque 3 réunions se sont tenues depuis début 2014 et 2 réunions sont prévues en mai 2014.

Le document normatif, en cours de structuration, à statut indéterminé pour l’instant, a d’ores et déjà été codifié : ISO 19 254. 

La définition suivante du recrutement a été proposée : « the process of attracting, sourcing, screening and employing talent for an existing or new position within the organization ».

La date de publication prévisionnelle a été fixée pour mai 2016.

 

Les travaux de normalisation dans le domaine de l’anti-corruption et de la « compliance »

Au niveau français, il est à noter que les travaux normatifs de l’ISO/PC 271 et de l’ISO/PC 278 sont suivis au sein d’une seule et même commission de normalisation.

1 - Les travaux de normalisation internationale relatifs à l’anti-corruption (ISO/PC 278)

Le projet de norme ISO « Anti-bribery management system – Requirements »  soit « Systèmes de management anti-corruption – Exigences » (titre encore provisoire) porte désormais un numéro : ce sera la norme ISO 37001. 

Rappels : 
-    cette norme n’est pas certifiable (pour l’instant !), 
-    elle s’appuie sur la norme britannique BS 10500 : 2011 ABMS - (Specification for an Anti Bribery Management System), norme développée dans le sillage de la loi UK Bribery Act 2011 (entrée en vigueur le 1° juillet 2011), 
-    elle est indépendante des normes telles que l’ISO 19600 sur la compliance (voir point 2 ci-après), l’ISO 31000 « Risk Management » ou l’ISO 34001 « Security Management ».  

Les travaux sont animés (présidence et secrétariat) par le Royaume-Uni.

Le sommaire actuel de cette norme, au stade de WD1 (1° version du Working Draft) est le suivant : 

Introduction 

1 - Scope 

2 - Normative references 

3 - Terms and definitions (32 définitions sont fournies)

4 – Context of the organization
4.1 – Understanding the organization and its context
4.2 – Understanding the needs and expectations of interested parties
4.3 – Determining the scope of the anti-bribery management system
4.4 – Anti-bribery management system
4.5 – Risk assessment 

5 – Leadership
5.1 – Leadership and commitment
5.2 – Anti-bribery policy
5.3 – Organizational roles, responsibilities and authorities 

6 – Planning
6.1 – Actions to address risks and opportunities
6.2 – Anti-bribery objectives and planning to achieve them 

7 – Support
7.1 – Resources `
7.2 – Competence
7.3 – Awareness
7.4 – Communication
7.5 – Documented information 

8 – Operation
8.1 – Operational planning and control
8.2 – Due diligence
8.3 – Financial controls
8.4 – Procurement and other commercial controls
8.5 – Implementation of anti-bribery management system by controlled organizations and business associates
8.6 – Anti-bribery contract terms
8.7 – Gifts, hospitality, donations and similar benefits
8.8 – Facilitation payments
8.9 – Raising concerns
8.10 – Investigating and dealing with bribery 

9 – Performance evaluation
9.1- Monitoring, measurement, analysis and evaluation
9.2 – Review by anti-bribery compliance officer
9.3 – Internal audit
9.4 – Management review 

10 – Improvement
10.1 – Nonconformity and corrective action
10.2 – Continual improvement 

Annex A (informative) : Guidance on the use of this international standard

Bibliography 

La prochaine réunion internationale est prévue en mai 2014.

La date prévisionnelle de publication de ce document reste, pour l’instant, fixée à mi-2016. 

 


2 – Les travaux de normalisation dans le domaine de la « compliance » (ISO/PC 271)

Ces travaux sont réalisés dans le cadre du Programming Committee ISO/PC 271, en charge des « programmes de compliance pour la conformité aux règles de déontologie, de bonnes pratiques et de respect de la réglementation ». 

Rappelons en préambule que les rédacteurs originaux de ce projet sont australiens, en l’occurrence, l’ACI (Australian Compliance Institute) et que c’est sur la base de la  norme australienne AS/NZ 3806 – 2006 que l’ISO a décidé la mise en œuvre de l’élaboration de cette norme au sein du PC 271 (Programming Committee).

La progression rédactionnelle de ce document est plus que rapide : le projet de norme internationale ISO 19600 « Compliance management systems - Guidelines » (traduit en français par « Systèmes de management de la compliance – Lignes directrices ») est actuellement soumis pour vote aux pays membres de l’ISO pour passage au stade DIS (comme draft international standard). 

La commission française de normalisation a choisi de conserver le mot compliance. Le terme de conformité est utilisé lorsqu’il s’agit du système de management lui-même, alors que le terme de compliance est utilisé comme objectif à atteindre pour le système de management : respect des obligations règlementaires et des engagements souscrits, en termes de résultat.

Le sommaire du DIS (traduit en français) est le suivant : 

Avant-propos 

Introduction 

1 – Domaine d’application

2 – Références normatives 

3 – Termes et définitions 

4 – Contexte de l’organisation
4.1 – Connaissance de l’organisation et contexte
4.2 – Compréhension des besoins et des attentes des parties intéressées
4.3 – Détermination du périmètre du système de management de la compliance
4.4 – Système de management de la compliance et principes de bonne gouvernance
4.5 – Obligations de compliance
4.5.1 – Identification des obligations de compliance
4.5.2 – Tenue à jour des obligations de compliance `
4.6 – Identification, analyse et évaluation des risques de non-compliance 

5 – Leadership
5.1 – Leadership et engagements, exemples d’engagements
5.2 – Politique compliance
5.2.1 – Généralités
5.2.2 – Développement
5.3 – Rôles, responsabilités et autorités au sein de l’organisation
5.3.1 – Généralités
5.3.2 – Attribution des responsabilités au sein de l’organisation
5.3.3 – Rôle et responsabilité de l’organe directeur et de la direction
5.3.4 – Fonction en charge de la compliance   
5.3.5 – Responsabilités du personnel d’encadrement
5.3.6 – Responsabilité des employés 

6 – Planification
6.1 – Actions pour les risques liés à la compliance
6.2 – Objectifs de compliance et planification pour les atteindre 

7 – Soutien
7.1 – Ressources
7.2 – Compétences et formation
7.2.1 – Compétences
7.2.2 – Formation
7.3 – Sensibilisation
7.3.1 – Généralités
7.3.2 – Comportements
7.4 – Communication
7.4.1 – Généralités
7.4.2 – Communication interne
7.4.3 – Communication externe
7.5 – Informations documentées
7.5.1 – Généralités
7.5.2 – Mise en place et mise à jour
7.5.3 – Maîtrise des informations documentées 

8 – Fonctionnement
8.1 – Planification et maîtrise opérationnelles
8.2 – Etablissement des contrôles et des procédures
8.3 – Processus externalisés 

9 – Evaluation des performances
9.1 – Surveillance, mesure, analyse et évaluation
9.1.1 – Généralités
9.1.2 – Surveillance
9.1.3 – Sources de retour d’informations sur les performances de compliance
9.1.4 – Méthodes de collecte d’informations
9.1.5 – Analyse et classification des informations
9.1.6 – Mise en place des indicateurs
9.1.7 – Communication d’informations sur la compliance
9.1.8 – Contenu des rapports sur la compliance
9.1.9 -  Conservation des enregistrements
9.2 – Audit
9.3 – Revue de direction 

10 – Amélioration
10.1 – Non-conformité, non-compliance et actions correctives
10.1.1 – Généralités
10.1.2 – Remontée des informations
10.2 – Amélioration continue 

Bibliographie 

La France reprendra cette norme dans la collection de normes françaises, elle devrait être publiée fin 2015.  

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Réflexion finale personnelle 

A la lecture de ces quelques éléments, vous l’avez compris en lisant les différents sommaires proposés, le français est une langue devenue, plus que jamais, secondaire au niveau normatif international ! 

L’ensemble des réflexions normatives se fait sur la base d’échanges  en anglais et le document produit par chaque instance n’est traduit en français qu’à un stade avancé (4° stade sur les 6 stades « classiques » d’élaboration d’un document à caractère normatif). 

A ce constat s’ajoute le peu d’experts français impliqués dans les différents groupes de travail du comité technique ISO TC 260, même pour les réunions de la commission de normalisation « miroir » française (5 présents lors de la dernière réunion en avril 2014 !). 

Pour illustrer cette déficience, le seul expert français dans le groupe WG1 – Terminologie est votre serviteur, expert qui ne participe pas aux travaux en dehors du sol français (par manque de financement essentiellement). Dans les autres groupes de travail, la présence française va de trois à un seul expert. 

A cette carence s’ajoute la puissance de l’association américaine SHRM (Society for Human Resources Management), forte de près de 300 000 adhérents dans plus de 130 pays, puissance qui se traduit par une volonté (non dissimulée) de proposer à l’ISO leurs propositions de sujets normatifs dans le domaine des RH (et les documents normatifs associés déjà rédigés aux USA). 

Michel JONQUIERES
Avril 2014 

- NOVA -

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Founder from NOVA COMMUNICATION